Warum RPA und Chatbots die ideale Lösung für die Automatisierung von Einkaufsprozessen sind

Einkaufsabteilungen sehen sich immer wieder mit einer großen Frage konfrontiert: Wie können wir die Kosten senken und Prozesse effizienter gestalten?

Viele Tätigkeiten im Einkauf sind repetitiv und folgen einem klar definierbaren Ablauf. Daher bietet es sich an diese mit Bots zu automatisieren. So können Prozesse effizienter gestaltet und die Mitarbeiter entlastet werden. Nur für welche Art von Bot sollten Einkaufsabteilungen sich entscheiden? Chatbots? RPA Bots? Oder ist eine Kombination beider Technologien besser?

In diesem Blog Artikel erfährst du:

Was RPA Bots und Chatbots sind
Worin die Technologien sich unterscheiden
Warum sie als Team die ideale Lösung für Einkaufsprozesse sind

Was ist der Unterschied zwischen Chatbots und RPA?

Vereinfacht gesagt, ist der Unterschied zwischen Chatbots und RPA Bots, dass Chatbots menschliche Kommunikation und RPA Bots menschliche Handlungen nachahmen.

Was ist ein Chatbot und was kann er?

Ein Chatbot ist eine Technologie, mit der Nutzer mittels natürlicher Sprache kommunizieren können. Dabei können die Nutzer per Texteingabe sich dem Chatbot mitteilen und Fragen stellen. Die Fragen der Nutzer kann der Chatbot mit Hilfe von Natural Language Processing ( NLP) Services verarbeiten, verstehen und automatisiert beantworten.

Chatbots sind besonders dafür geeignet Informationen rund um die Uhr schnell bereit zu stellen. So kann ein Mitarbeiter aus dem Einkauf zum Beispiel einen Chatbot fragen, wie lange der Vertrag mit einem bestimmten Lieferanten noch läuft.

Was ist RPA (Robotic Processing Automation) und was steckt dahinter?

Bei Robotic Processing Automation werden repetitive, manuelle, zeitintensive oder fehleranfällige Tätigkeiten durch Bots erlernt und automatisiert ausgeführt. Diese Prozesse folgen festen Regel und Strukturen. So kann zum Beispiel das massenhafte Eintragen von Nummern in Formulare durch RPA Bots automatisiert werden.

RPA Bots bieten den Vorteil, dass sie die Tätigkeiten rund um die Uhr automatisiert erledigen und im Gegensatz zu Menschen keine Flüchtigkeitsfehler machen oder unkonzentriert werden.

Wann macht ein RPA Bot und wann ein Chatbot Sinn?

Der Einsatz eines RPA Bots macht Sinn, wenn Prozesse automatisiert ohne eine Interaktion mit Menschen abgewickelt werden sollen. Diese Prozesse müssen innerhalb fester Strukturen und regelbasiert ablaufen. Zudem müssen die Daten bereits digitalisiert vorliegen.

Bei einem RPA Bot gibt es kein Chat Element, mit welchem die Nutzer sich mit dem Bot austauschen können. Ein RPA Bot kann auch nicht eigenständig auf Veränderungen reagieren. Er führt den Prozess immer gleich aus.

Ein Chatbot ist hingegen flexibel und nutzerzentriert. Er kann auf das unterschiedliche Verhalten der Nutzer reagieren und dabei spontan auf die nächste Frage antworten. Der Nutzer ist nicht gezwungen einen bestimmten Prozess immer in derselben Reihenfolge zu durchlaufen. So können Mitarbeiter:innen der Einkaufsabteilung zuerst nach einer Lieferantennummer und dann nach der Bestellmenge fragen. Der Chatbot wäre aber auch in der Lage die Fragen zu beantworten, wenn zuerst nach der Bestellmenge und dann erst nach der Lieferantennummer gefragt wird.

Zudem besteht bei einem Chatbot die Möglichkeit das Gespräch einem echten Mitarbeiter zu übergeben. Diesen Vorgang nennt man Human Handover. Er wird eingeleitet, wenn der Chatbot nicht weiter weiß oder der Nutzer um den Kontakt mit einem echten Menschen bittet.

Wie RPA und Chatbots gemeinsam ihr volles Potenzial entfalten können

Ihr volles Potenzial können beide Arten von Bots entfalten, wenn sie miteinander kombiniert werden. Hierbei fungiert der Chatbot sozusagen als Front End für den RPA Bot. Wenn ein Mitarbeiter einen automatisierten Prozess auslösen möchte, beginnt er ein Gespräch mit dem Chatbot. Der Chatbot sammelt alle nötigen Informationen, indem er dem Mitarbeiter Fragen stellt. Diese Informationen werden dann von dem Chatbot an den RPA Bot übermittelt und der automatisierte Prozess wird ausgelöst.

Ein einfaches Beispiel hierfür ist ein Bestellvorgang:

Ein Mitarbeiter möchte Produktionsmaterialien bestellen.
Er kontaktiert den Chatbot und teilt ihm mit, dass er eine Bestellung aufgeben möchte.
Der Chatbot erfragt die notwendigen Informationen wie die Lieferantennummer, Stückzahl, etc. und gibt diese an den RPA Bot weiter.
Der Bestellprozess wird ausgelöst und abgewickelt.
Im Nachgang kann der Mitarbeiter den Chatbot nutzen, um nach dem aktuellen Stand der Lieferung zu fragen.

Weitere Beispiele, wie Chatbots kombiniert mit RPA im Einkauf eingesetzt werden können, findest du in unserem White Paper “How to use Chatbots in Procurement”.