Wie Maverick Buying mit Chatbots verhindert werden kann

In einem Unternehmen sollte die Material- und Dienstleistungsbeschaffung beim Einkauf liegen. Doch immer wieder bestellen Abteilungen in Eigenregie Waren und erzeugen damit unbewusst einen großen finanziellen Schaden.

Aber warum bestellen Mitarbeiter am Einkauf vorbei und wie kann dies verhindert werden?

 In diesem Blog Artikel erfährst du

  • warum Mitarbeiter in Eigenregie Waren bestellen
  • welche Folgen dies für die Unternehmen hat
  • und wie automatisierte Bestellprozesse und Chatbots helfen Maverick Buying zu verhindern

Warum bestellen Mitarbeiter am Einkauf vorbei?

Für dieses Verhalten gibt es verschiedene Gründe. Sie lassen sich aber in der Regel auf zwei Ursachen zurückführen: Unkenntnis oder Unzufriedenheit.

Oft wollen Mitarbeiter Sparangebote ausnutzen und damit dem Unternehmen sogar helfen. Allerdings sind sie im Gegensatz zum Einkauf nur bedingt in der Lage Preisvergleiche zu ziehen und die besten Konditionen auszuhandeln.

Zudem wissen sie oft nicht, dass es bereits bestehende Rahmenverträge für bestimmte Waren gibt. Bei diesen Verträgen hat der Einkauf oft Sonderkonditionen oder auch zusätzliche Serviceleistungen ausgehandelt. Diese können dann nicht mehr ausgeschöpft werden.

Oder, sie schätzen die Bestellung als nicht so wichtig ein (“Ist ja nur ein Laptop”) und sind sich der Tragweite ihres Verhaltens nicht bewusst. 

Was aber führt dazu, dass sie aus Unzufriedenheit den Einkauf übergehen oder zu spät involvieren?

Kein fester Ansprechpartner in der Einkaufsabteilung

Wenn die Abteilungen nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, kann es schnell passieren, dass sie sich lieber selber um die Bestellung kümmern. Das Gleiche kann auch passieren, wenn ihr Ansprechpartner schlecht zu erreichen ist oder sehr lange braucht um zu antworten. 

Der Bestellprozess ist zu kompliziert und wenig alltagstauglich

Wenn ein Bestellprozess aufwendig gestaltet ist, ist die Versuchung groß diesen zu umgehen und auf eigene Faust eine Bestellung durchzuführen. Zum Beispiel, wenn  Formulare ausgefüllt werden müssen, diese aber nicht zentral zugänglich sind. Die Suche nach diesen Formularen kostet die Mitarbeiter wertvolle Zeit. Oder sie müssen Informationen, wie beispielsweise die Lieferantennummern, eingeben, die an unterschiedlichen Orten hinterlegt sind.

Der Bestellprozess ist zu langsam

Abteilungen können aber auch die Notwendigkeit sehen, den Einkauf zu übergehen, wenn der Bestellprozess zu langwierig und langsam gestaltet ist. Gerade in Notsituationen, wie beispielsweise einem Maschinenschaden in der Produktion, möchten die Betroffenen verständlicherweise so schnell wie möglich ihre Bestellung bearbeitet bekommen.

Welche Folgen hat Maverick Buying für den Einkauf?

Wenn Abteilung ohne den Einkauf Bestellungen tätigen, hat dies negative Konsequenzen für das Unternehmen:

Erhöhte Kosten

Dem Unternehmen entstehen höhere Kosten da Bestellungen zu schlechteren Konditionen abgeschlossen werden und keine umfassenden Preisvergleiche durchgeführt werden. Zudem können Preisersparnisse durch das Bündeln von Bestellungen nicht in Anspruch genommen werden.

Mangelnder Rechtsschutz

Wenn Mitarbeiter in Eigenregie Bestellungen durchführen, wird mitunter kein Vertrag mit dem Lieferanten abgeschlossen. Dadurch ist das Unternehmen schlechter geschützt, wenn die Lieferung Mängel aufweist, sich verspätet oder der Lieferant bankrott geht.

Mangelnde Transparenz bei den Einkaufskosten

Im schlimmsten Falle weiß beim Maverick Buying niemand welche Abteilung  was, wann, zu welchen Konditionen und welchem Preis gekauft hat. Dies erschwert es dem Einkauf ungemein einen Überblick über die Kosten zu behalten.

Angespannte Lieferantenbeziehung

Rahmenverträge können an Mindestbestellmengen gebunden sein. Wenn die Abteilungen aber nun am Einkauf vorbei bei der Konkurrenz einkaufen, können diese nicht erfüllt werden. Dies führt dann zu einem belasteten Verhältnis mit den Lieferanten.

Wie kann Maverick Buying verhindert werden?

Zunächst einmal muss bei den Abteilungen und Mitarbeitern ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, welche Folgen Maverick Buying für das Unternehmen hat. 

Dann sollte der Bestellprozess so leicht und effizient wie möglich gestaltet werden. Es sollte für die Nutzer möglich sein, sich auch ohne viel Vorwissen an die Vorgaben halten zu können. Zudem sollte es einen festen Ansprechpartner geben, der gut zu erreichen ist und schnell reagieren kann.

Des weiteren sollte es für die Mitarbeiter leicht sein, auf die notwendige Informationen oder Formulare zuzugreifen. Hierdurch wird es den Mitarbeitern und Abteilungen erleichtert den vom Einkauf vorgegeben Bestellprozess einzuhalten.

Wie Chatbots Mitarbeitern helfen Bestellprozesse regelkonform abzuwickeln

Ein Weg dies sicherzustellen, sind Chatbots. Chatbots sind Technologien, die mit Hilfe von Machine Learning Anfragen automatisiert beantworten können. Sie sind des weiteren auch in der Lage Informationen von den Nutzern anzunehmen und mit Hilfe von RPA  in Datenbanken zu speichern. Sie sind für Bestellvorgänge aus folgenden Gründen geeignet:

  • Sie können im Dialog die Nutzer durch den Bestellprozess leiten und so sicherstellen, dass alle notwendigen Angaben gemacht und keine Schritte übersprungen  werden.

  • Die Nutzer müssen nicht mehr Formulare heraussuchen und dann ausfüllen. Stattdessen fragt der Chatbot die Informationen im Dialog ab und hinterlegt diese direkt im System.

  • Wenn den Nutzern Informationen fehlen, können sie den Chatbot danach fragen und er sucht diese in Echtzeit heraus.

  • Der Bestellvorgang erfolgt über einen Dialog. Die Nutzer müssen daher nur sehr wenig Vorwissen mitbringen. Der Chatbot leitet sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Sollte ein Schritt nicht klar sein, kann der Chatbot ihn erklären und den Mitarbeitern helfen.

  • Der Chatbot ist rund um die Uhr erreichbar und antwortet in Echtzeit. Die Mitarbeiter haben dadurch einen festen Ansprechpartner, der jederzeit erreichbar ist. Sollte der Chatbot einmal nicht weiterwissen, kann über ein Human Handover der Chatbot den Nutzer an einen Mitarbeiter weiterleiten. 

  • Wenn Chatbots mit RPA kombiniert werden, können Bestellprozesse automatisiert abgewickelt werden. Dadurch werden diese effizienter und schneller .

Mit einem Chatbot als zentralen Ansprechpartner werden nicht nur die Mitarbeiter anderer Abteilungen unterstützt. Die Mitarbeiter des Einkaufs werden ebenso entlastet, da Standardanfragen von dem Chatbot bearbeitet werden. So können sie sich auf komplexeren Aufgaben konzentrieren.

Zudem werden alle Informationen direkt ins System eingespeist und automatisch aktualisiert. Dadurch können die Mitarbeiter des Einkaufs auf bessere Datensätze zugreifen und darauf basierend Entscheidungen treffen.

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