Wie Chatbots die Lieferantenkommunikation vereinfachen

Einkäufer erhalten von ihren Lieferanten oft Anfragen zu Bestellungen und Rechnungen. Laut einer Studie verbringen Mitarbeiter bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit mit der Bearbeitung dieser Lieferantenanfragen (Esker).

Viele dieser Anfragen sind jedoch Standardfragen, die leicht automatisiert werden können. So könnten Unternehmen ihre Mitarbeiter entlasten und ihnen mehr Zeit für die Bearbeitung von komplexeren Aufgaben geben.

Wie können Unternehmen den Aufwand bei der Lieferantenkommunikation reduzieren?

Chatbots sind die ideale Lösung um die Bearbeitung von Standardanfragen zu automatisieren. Sie antworten nicht nur rund um die Uhr in Echtzeit, sondern können auch systemübergreifend auf Daten und Informationen zugreifen. Diese werden dann im Chat den Nutzern zur Verfügung gestellt.  Dabei kann das Unternehmen natürlich selbst entscheiden, auf welche Informationen der Chatbot zugreift und welche er weitergibt.

Wenn Unternehmen ihren Lieferanten nun einen Chatbot als zentralen Ansprechpartner zur Verfügung stellen, können sie die Anzahl der Anfragen, die die Mitarbeiter bearbeiten müssen, stark reduzieren. Gleichzeitig können sie ihren Lieferanten Informationen schneller zur Verfügung stellen. So können Einkaufsprozesse schlanker und effizienter gestaltet werden.

Welche Aufgaben in der Lieferantenkommunikation können Chatbots übernehmen?


Einholen von Informationen und Angeboten

Einkäufer können einen Chatbot nutzen, um Informationen und Angebote von Lieferanten einzuholen. Hierfür bekommen Lieferanten eine Angebotsanfrage mit einem Link. Über den Link erhalten sie  Zugang zu dem Chatbot.  Der Chatbot fragt dann im Gespräch die notwendigen Informationen ab und hinterlegt diese im System.

Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die notwendigen Informationen den Mitarbeitern direkt in digitalisierter Form in der Firmendatenbank vorliegen. Es ist nicht mehr nötig eine E – Mail zu öffnen, die angehängte Pdf herunterzuladen und die Daten manuell im System einzutragen. 

Chatbots können auch eingesetzt werden um Angebote und Preise zu verhandeln. Wie das genau funktioniert, kannst du in unserem White Paper “How to use Chatbots in Procurement” nachlesen.

Beantworten von Fragen zu Bestellungen


Wenn Lieferanten zu den Bestellungen Fragen haben, können sie diese auch an den Chatbot richten. Sollte der Chatbot eine Frage nicht beantworten können, kann der Nutzer über ein Human Handover an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Annahme und Abwicklung von Rechnungen

Die manuelle Rechnungsverarbeitung kostet viel Zeit. Mit einem Chatbot können Rechnungen angenommen und dann mit Hilfe von Optical Character Recognition – Technologie und Robotic Processing Automation – Prozessen automatisiert in das System eingepflegt und abgewickelt werden.

Beantworten Fragen zu Bestell – und Rechnungsstatus

Für Lieferanten ist es natürlich wichtig zu wissen, wann sie die Bezahlung für ihre Lieferung erhalten. Um die Mitarbeiter des Einkaufs von häufigen Rückfragen zu entlasten, kann ein Chatbot eingesetzt werden, der den Lieferanten Auskunft über den Bestell- und Rechnungsstatus erteilt.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von  Chatbots?

Der Einsatz von Chatbots reduziert die Anzahl der Anfragen, die die Mitarbeiter des Einkaufs persönlich abarbeiten müssen und gibt ihnen dadurch die Möglichkeit sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren. Sie haben dadurch auch mehr Zeit Angelegenheiten, bei denen mehr Fingerspitzengefühl und Soft Skills gefragt sind, im persönlichen Gespräch mit den Lieferanten anzusprechen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass manuelle Übertragungsfehler wegfallen. Rückmeldungen aus der Interaktion des Chatbots mit den Lieferanten können direkt wieder ins System zurück gespeist werden. Hierdurch können die Mitarbeiter jederzeit auf aktualisierte Informationen zugreifen.

Wenn du mehr darüber  wissen möchtest, wie Chatbot im Einkauf eingesetzt werden können, dann hol dir unser White Paper “How to use Chatbots in Procurement”

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